Az sayıda veresiye müşterisi olan tek bir istasyon için düzenli kurulmuş bir Excel dosyası veresiye takibini yürütebilir. Müşteri, plaka ve tahsilat sayısı arttıkça, birden fazla kişi aynı dosyaya kayıt girdikçe ve veresiye satışlar vardiya hesabıyla elle eşleştirildikçe Excel’de bakiye hatası, geciken ekstre ve kaçan tahsilat riski büyür. Bu noktada veresiye ve cari takibini vardiya kapanışıyla birlikte yürüten bir akaryakıt programı daha güvenli bir seçenektir.
Veresiye takibinde tutulması gereken bilgiler
- Müşteri (cari) kartı: unvan, vergi bilgisi, yetkili kişi ve iletişim
- Araç ve plaka listesi, gerekiyorsa sürücü bilgisi
- Kredi limiti (tutar veya litre) ve vade
- Müşteriye özel fiyat veya iskonto anlaşması
- Her satış için fiş: tarih, saat, pompa, ürün, litre, tutar, plaka, pompacı
- Tahsilatlar: tarih, tutar ve ödeme türü
- Dönem ekstresi ve müşteriyle bakiye mutabakatı
Plaka ve fiş numarası olmayan bir veresiye kaydı, itiraz geldiğinde savunulamaz. Satış fişinin en az tarih, saat, plaka ve litre bilgisi taşıması gerekir.
Excel’de veresiye takibi nasıl düzgün kurulur?
Excel ile devam edilecekse dağınık sayfalar yerine şu yapı hatayı ciddi biçimde azaltır:
- 1
Tek satış tablosu
Bütün veresiye satışları müşteri başına ayrı sayfa yerine tek tabloda, her satırda bir fiş olacak şekilde tutun. Fiş numarası sütunu tekrar etmemelidir.
- 2
Tek tahsilat tablosu
Tahsilatları da ayrı bir tabloda tarih, müşteri, tutar ve ödeme türüyle kaydedin.
- 3
Formülle üretilen bakiye özeti
Müşteri bazında bakiyeyi elle yazmak yerine satış ve tahsilat tablolarından ETOPLA (SUMIFS) ile hesaplatın.
- 4
Limit kontrol sütunu
Bakiye limit değerini geçtiğinde koşullu biçimlendirme ile işaretlenmesini sağlayın.
- 5
Vardiya ile günlük eşleştirme
Her vardiya kapanışında veresiye fişlerinin toplamını vardiya hesabındaki veresiye tutarıyla karşılaştırın.
- 6
Koruma ve yedek
Formül hücrelerini kilitleyin, dosyanın günlük yedeğini alın ve kimin kayıt girdiğini belirleyin.
Excel ile program karşılaştırması
| Konu | Excel | Veresiye takibi yapan akaryakıt programı |
|---|---|---|
| Başlangıç | Hızlı ve ek maliyetsiz. | Kurulum ve açılış bakiyesi aktarımı gerekir. |
| Satış kaydı | Fişler elle girilir. | Satış, vardiya ve pompacı bilgisiyle kaydedilir. |
| Bakiye | Formül bozulursa yanlış bakiye fark edilmeyebilir. | Satış ve tahsilattan otomatik hesaplanır. |
| Limit aşımı | Ancak dosyaya bakıldığında görülür. | Satış anında veya raporda uyarı olarak görülebilir. |
| Vardiya hesabıyla bağ | Elle karşılaştırılır. | Veresiye tutarı vardiya kapanışına doğrudan yansır. |
| Birden fazla kullanıcı | Aynı anda düzenleme ve sürüm karmaşası riski. | Kullanıcı ve yetki bazında çalışılır. |
| Geriye dönük değişiklik | Kimin neyi değiştirdiği görülmez. | İşlem geçmişi kayıt altında tutulur. |
| Ekstre | Müşteri bazında elle hazırlanır. | Dönem ve müşteri seçilerek alınır. |
Programların özellikleri birbirinden farklıdır; karşılaştırma bu tür programlarda beklenen genel işlevleri özetler. Seçim yaparken yukarıdaki satırları teklif aldığınız firmaya tek tek sorun.
Programa geçme zamanı geldiğini gösteren işaretler
- Ay sonu ekstreleri hazırlamak günler sürüyor
- Müşteriyle bakiye mutabakatında sık sık fark çıkıyor
- Limitini aşan müşteri ancak sonradan fark ediliyor
- Vardiya hesabındaki açıkların önemli kısmı veresiye fişlerinden kaynaklanıyor
- Birden fazla kişi aynı dosyaya kayıt giriyor ya da birden fazla istasyon var
- Tahsilat gecikmeleri nakit akışını etkilemeye başladı
Excel’den programa geçerken dikkat edilecekler
- 1
Bakiyeleri mutabakatla kapatın
Geçişten önce büyük veresiye müşterileriyle bakiye mutabakatı yapın; programa yanlış açılış bakiyesiyle başlamayın.
- 2
Müşteri ve plaka listesini temizleyin
Tekrarlayan müşteri kartlarını ve artık kullanılmayan plakaları ayıklayın.
- 3
Açılış bakiyelerini aktarın
Mutabık kalınan bakiyeleri, limitleri ve fiyat anlaşmalarını programa aktarın.
- 4
Kısa bir paralel dönem yürütün
Bir süre Excel ile programı yan yana çalıştırıp bakiyeleri karşılaştırın, ardından Excel’i bırakın.
Sık sorulan sorular
Akaryakıt istasyonunda veresiye takibi Excel’de yapılabilir mi?
Az sayıda veresiye müşterisi olan tek bir istasyonda, tek satış tablosu, tek tahsilat tablosu ve formülle hesaplanan bakiye özetiyle kurulmuş bir Excel dosyası yeterli olabilir. Müşteri ve kullanıcı sayısı arttıkça hata ve takip riski büyür.
Veresiye müşterisi için hangi bilgiler kaydedilmeli?
Cari kart bilgileri, plaka listesi, kredi limiti, vade, varsa özel fiyat anlaşması; her satış için tarih, saat, pompa, ürün, litre, tutar, plaka ve pompacı; tahsilatlar ve dönem ekstresi.
Veresiye ile taşıt tanıma sistemi arasındaki fark nedir?
Taşıt tanıma sistemleri aracı pompada tanıyarak satışı otomatik olarak ilgili hesaba yazar. Veresiye takibi ise istasyonun kendi cari müşterisine yaptığı ertelenmiş ödemeli satışların kaydı, bakiyesi ve tahsilatıdır. İki satış türü de vardiya hesabında nakit dışı tahsilat olarak ayrı gösterilir.
Veresiye müşterisine ekstre ne sıklıkla gönderilmeli?
Yaygın uygulama aylık ekstredir. Hacmi yüksek veya vadesi kısa müşterilerde haftalık ekstre ve düzenli bakiye mutabakatı, itirazları ve tahsilat gecikmelerini azaltır.
Excel’deki veresiye kayıtları programa aktarılabilir mi?
Genellikle evet. Müşteri kartları, plaka listesi ve mutabık kalınmış açılış bakiyeleri Excel veya CSV dosyalarından aktarılabilir. Aktarımdan önce bakiyelerin mutabakatla doğrulanması önerilir.
Veresiye defterinizi Excel’den çıkarmayı mı düşünüyorsunuz?
Mevcut veresiye kayıtlarınızın, vardiya düzeninizin ve muhasebe programınızın yeni yapıya nasıl taşınabileceğini birlikte değerlendirelim.