Pompacı vardiya hesabında önce her pompa tabancasının vardiya başı ve sonu totalizatör (sayaç) okuması alınır; aradaki fark, test satışları düşülerek satılan litreyi verir. Satılan litre birim fiyatla çarpılarak pompacının sorumlu olduğu satış tutarı bulunur. Bu tutardan kart, veresiye ve taşıt tanıma gibi nakit dışı tahsilatlar çıkarılınca teslim edilmesi gereken nakit ortaya çıkar. Pompacının teslim ettiği nakit ile bu tutar arasındaki fark vardiyanın açığı ya da fazlasıdır.
Vardiya hesabında kullanılan veriler
- Vardiya başlangıç ve bitiş saati, pompacı ile pompa eşleşmesi
- Her tabanca için açılış ve kapanış totalizatör değeri
- Ürün bazında birim fiyat ve vardiya içinde varsa fiyat değişikliği anı
- Test satışları ve tanka geri dökülen yakıt
- Kredi kartı ve POS toplamları
- Veresiye (cari) satış fişleri
- Taşıt tanıma ve filo kartı satışları
- Pompacının teslim ettiği nakit
Market satışları pompacı vardiyasından ayrı kapatılmalıdır. Aynı kasada toplanıyorsa bile hesapta ayrı satır olarak görünmesi farkın kaynağını bulmayı kolaylaştırır.
Formüller
Satılan litre = Kapanış totalizatörü − Açılış totalizatörü − Test satışı litresi
Satış tutarı = Σ (Satılan litre × Birim fiyat)
Teslim edilmesi gereken nakit = Satış tutarı − Kart/POS − Veresiye − Taşıt tanıma/filo
Açık (−) / Fazla (+) = Teslim edilen nakit − Teslim edilmesi gereken nakit
Adım adım vardiya kapanışı
- 1
Vardiyayı açın
Vardiya başında her tabancanın totalizatör değerini kaydedin ve hangi pompacının hangi pompadan sorumlu olduğunu belirleyin.
- 2
Fiyat değişikliğinde ara okuma yapın
Vardiya içinde fiyat değişirse o anki totalizatör değerini kaydedin. Aksi hâlde tüm litre tek fiyattan hesaplanır ve fark oluşur.
- 3
Kapanış okumasını alın
Vardiya sonunda totalizatörleri okuyun, test satışlarını düşerek ürün bazında satılan litreyi bulun.
- 4
Satış tutarını hesaplayın
Her ürünün satılan litresini birim fiyatla çarpın. Fiyat değiştiyse iki fiyat aralığını ayrı hesaplayın.
- 5
Nakit dışı tahsilatları toplayın
POS gün sonu raporu, veresiye fişleri ve taşıt tanıma satışlarını toplayın. Her fişin vardiyaya ve pompacıya doğru yazıldığını kontrol edin.
- 6
Nakdi sayın ve farkı bulun
Teslim edilen nakdi sayın, teslim edilmesi gereken nakitle karşılaştırın ve açık ya da fazlayı kaydedin.
- 7
Farkı açıklayın ve onaylayın
Fark varsa nedenini not edin, vardiya sorumlusu ile pompacıya onaylatın. Açıklamasız kapatılan farklar tekrar eder.
Örnek vardiya hesabı
Bir pompacının iki pompadan sorumlu olduğu tek vardiya için örnek:
| Kalem | Hesap | Tutar |
|---|---|---|
| Pompa 1 · Motorin | 1.800 L × 45,00 TL | 81.000 TL |
| Pompa 2 · Benzin | 1.200 L × 46,00 TL | 55.200 TL |
| Satış tutarı | 81.000 + 55.200 | 136.200 TL |
| Kredi kartı / POS | POS gün sonu raporu | −84.500 TL |
| Veresiye fişleri | Cari satış fişleri | −22.300 TL |
| Taşıt tanıma / filo | Sistem raporu | −9.400 TL |
| Teslim edilmesi gereken nakit | 136.200 − 84.500 − 22.300 − 9.400 | 20.000 TL |
| Teslim edilen nakit | Sayım | 19.850 TL |
| Açık | 19.850 − 20.000 | −150 TL |
Litre, fiyat ve tutarlar yalnızca hesabın mantığını göstermek için seçilmiş örnek değerlerdir. Birim fiyatlar pompada uygulanan KDV dahil fiyat olarak alınmıştır.
Açık ve fazla en çok nereden çıkar?
Tek bir vardiyadaki küçük fark çoğu zaman kayıt hatasıdır. Aynı pompacıda, aynı pompada ya da aynı saat aralığında tekrar eden fark ise ayrıca incelenmelidir. Bu yüzden farkların yalnızca toplamı değil, pompacı, pompa ve gün bazında geçmişi de tutulmalıdır.
- Vardiya içinde fiyat değiştiği hâlde ara totalizatör okuması yapılmaması
- Veresiye fişinin kayda girilmemesi ya da yanlış vardiyaya yazılması
- POS raporundaki bir işlemin iptal veya iade olarak ayrıca işlenmemesi
- Satışın başka bir pompacıya veya pompaya yazılması
- Test satışlarının satılan litreden düşülmemesi
- Totalizatörün yanlış okunması ya da yanlış hanenin kaydedilmesi
Excel’de vardiya hesabı ne zaman yetmez?
Tek istasyon ve az sayıda pompacı için düzenli tutulan bir Excel dosyası vardiya hesabını yürütebilir. Pompacı ve pompa sayısı arttıkça, totalizatör ve POS verisi elle aktarıldıkça hata ihtimali büyür; geriye dönük hangi değerin kim tarafından değiştirildiği de görülemez.
Akaryakıt istasyonu yönetim programları otomasyondan gelen satış verisini pompacı bazında tahsilatlarla eşleştirir; vardiya kapanışını kısaltır ve fark geçmişini kayıt altında tutar.
Sık sorulan sorular
Pompacı vardiya hesabı nasıl yapılır?
Her tabancanın vardiya başı ve sonu totalizatör değerleri arasındaki fark, test satışları düşülerek satılan litreyi verir. Litre birim fiyatla çarpılır; bu satış tutarından kart, veresiye ve taşıt tanıma tahsilatları çıkarılınca teslim edilmesi gereken nakit bulunur. Teslim edilen nakitle arasındaki fark açık ya da fazladır.
Totalizatör nedir?
Totalizatör, pompa tabancasından geçen toplam yakıt miktarını kümülatif olarak gösteren sayaçtır. Vardiya başı ve sonu değerleri arasındaki fark, o vardiyada tabancadan geçen litreyi verir.
Vardiya ortasında fiyat değişirse hesap nasıl yapılır?
Fiyat değiştiği anda totalizatör değeri okunur. Vardiya başından bu okumaya kadar geçen litre eski fiyattan, bu okumadan vardiya sonuna kadar geçen litre yeni fiyattan hesaplanır.
Veresiye satışlar vardiya hesabında nasıl gösterilir?
Veresiye satışlar nakit gibi teslim edilmez; fişleri toplanarak satış tutarından düşülür. Her fişin doğru müşteriye, vardiyaya ve pompacıya yazılması gerekir; eksik fiş doğrudan açık olarak görünür.
Vardiya açığı çıkınca ilk ne kontrol edilmeli?
Önce kayıt hataları elenir: fiyat değişikliği ara okuması, eksik veya yanlış vardiyaya yazılmış veresiye fişi, POS iptal ve iadeleri, test satışları ve totalizatör okuması. Bunlar açıklamıyorsa fark pompacı ve pompa geçmişiyle birlikte incelenir.
Vardiya kapanışı her gün saatler mi sürüyor?
Pompacı vardiyası, veresiye ve kasa kapanışını tek ekranda yürütmenin istasyonunuzda nasıl kurulabileceğini birlikte değerlendirelim.